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Assistenz des Abteilungsleitungsteams der Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement
Sie arbeiten als Assistenz für das dreiköpfige Leitungsteam der Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement. In dieser Funktion arbeiten Sie der Abteilungsleitung direkt zu und übernehmen zusätzlich Aufgaben für die zwei Referatsleitungen des Referats Studierendenservice und des Referats Prüfungen. Hierbei koordinieren Sie sowohl die internen Abteilungstermine für die rund 20 Mitarbeiter:innen als auch hochschulinterne und -externe Termine und Angelegenheiten. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für telefonische und schriftliche Anfragen aller Art.
Dabei sind Sie insbesondere verantwortlich für die:
Koordination der internen und externen Kommunikation
Organisation sämtlicher Termine des Leitungsteams, der Abteilung und der beiden Referate
Sitzungsvor- und -nachbereitung
Erstellung von Präsentationen
Anfertigung und Abstimmung von Protokollen
Beantwortung zentraler Anfragen
Organisation des Onboardings neuer Mitarbeiter:innen
Koordination von Arbeitsplatzwechseln und Möblierung innerhalb der Abteilung
Koordination und Organisation aller Beschaffungen inkl. des Rechnungslaufs
Vorbereitung und Abwicklung von Dienstreisen inkl. Genehmigungen und
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